Heute möchten wir unsere Aufmerksamkeit auf Informationsmanagement richten, ein Thema, das in letzter Zeit das Interesse und die Neugier vieler Menschen geweckt hat. Mit seinem breiten Anwendungsbereich und seiner Relevanz in verschiedenen Bereichen hat Informationsmanagement eine große Debatte ausgelöst und unzählige widersprüchliche Meinungen hervorgerufen. Von seinen Auswirkungen auf die Gesellschaft bis hin zu seinem Einfluss auf das Alltagsleben hat sich Informationsmanagement als ein Thema von großer Bedeutung und Bedeutung erwiesen. In diesem Artikel werden wir versuchen, tiefer in die Komplexität und Vielfalt einzutauchen, die Informationsmanagement umfasst, indem wir seine verschiedenen Facetten untersuchen und einen umfassenderen Überblick darüber geben, warum Informationsmanagement die Aufmerksamkeit und Analyse verdient, die wir im Folgenden bereitstellen werden.
Informationsmanagement steht allgemein für das Verwalten von Informationen; der Begriff wird jedoch in der Fachliteratur unterschiedlich definiert. Das dynamische Umfeld der informationstechnischen Entwicklung und die verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen (insbesondere die Wirtschaftsinformatik, die sich mit Informations- und Kommunikationsmanagement beschäftigt), sind der Grund dafür.
Strategisches Informationsmanagement im militärischen Kontext wird von Carsten Bockstette als Planen, Gestalten, Führen, Koordinieren, Einsetzen sowie Kontrollieren von Informationen als Mittel zur erfolgreichen Auftragserfüllung definiert.
Im Allgemeinen wird Strategisches Informationsmanagement von verschiedenen Autoren als Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation in Organisationen zur Erreichung strategischer Ziele bezeichnet.
Mit Informationsmanagement wird die Schnittmenge aus Führungsaufgaben und der als Informationsfunktion bezeichneten betrieblichen Funktion bezeichnet. Das Sachziel (Aufgabe) ist die Schaffung einer aufgabenorientierten Informationsverarbeitung und Kommunikation sowie die Gewährleistung der Informations- und Kommunikationsfähigkeit einer Institution durch Entwicklung, Aufrechterhaltung und Betrieb der Informationsinfrastruktur. Der eigentlichen (Kern-)Informationsfunktion obliegt hierbei die Beantwortung der Frage, wer etwas zur Erreichung des Sachziels tun soll (Organisation, Outsourcing etc.). Im Rahmen der Informationsinfrastruktur wird auf der Managementebene die Frage des Was beantwortet und auf den Ebenen der Informationsressourcen die Informationssysteme und die Informationstechnik.
In größeren Unternehmen wird die oberste Führungskraft des Informationsmanagements oft als Chief Information Officer (CIO) bezeichnet. Systematische Vorgehensweisen, genauer Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Bearbeitung der Aufgaben des Informationsmanagements, werden unter der Bezeichnung Information Engineering zusammengefasst.
Die Grenzen zwischen Informationsmanagement, Kommunikationsmanagement, Wissensmanagement, Dokumentation und Informationswirtschaft sowie Wirtschaftsinformatik sind unscharf. Die Aufgaben der genannten Bereiche weisen häufig Überschneidungen auf.
Die einzelnen Modelle, die in der Literatur vertreten werden, lassen sich in vier Gruppen kategorisieren. Sie alle beschreiben die Tätigkeit des Managements von Informationssystemen aus verschiedenen Blickwinkeln heraus:
Unter dem Begriff Informationsmanagement verstehen Stahlknecht und Hasenkamp:
Entsprechend dem Rahmenmodell von Helmut Krcmar beinhaltet das Informationsmanagement alle
"(…) Managementaufgaben, die einerseits auf drei Ebenen (entsprechend den behandelten Objekten)
andererseits über die Ebenen hinweg als
Ziel des Informationsmanagements ist es, mit der Information als Erfolgsfaktor im Wettbewerb effizient und effektiv zu wirtschaften. Hierzu ist ein Management erforderlich, das die Information in ihrer Bedeutung für das Unternehmen wahrnimmt.
Informationsmanagement wird als "das Leitungshandeln (das Management) im Unternehmen in Bezug auf Information und Kommunikation" verstanden und umfasst "alle Führungsaufgaben, die sich mit Information und Kommunikation … befassen". Die Gesamtheit der Aufgaben, die sich mit Information und Kommunikation befassen (Informations- und Kommunikationsaufgaben), wird als Informationsfunktion bezeichnet. Das Modell von Lutz J. Heinrich wird als leitungszentrierter Ansatz des Informationsmanagements bezeichnet.
Ziel des Informationsmanagements ist es, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen und so zu gestalten und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung der Informationsfunktion ermöglicht und ein optimaler Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet wird.
Für die Umsetzung der Ziele werden Aufgaben des Informationsmanagements auf strategischer, administrativer und operativer Ebene definiert. Auf strategischer Ebene wird die Informationsinfrastruktur geplant, überwacht und gesteuert; auf administrativer Ebene erfolgen Planung, Überwachung und Steuerung für die Komponenten der Informationsinfrastruktur z. B. für Anwendungssysteme und Mitarbeiter. Die operative Ebene umfasst Aufgaben der Nutzung der Informationsinfrastruktur (Netzdienste, Wartung etc.).
Auf jeder Aufgabenebene werden zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung Methoden, Techniken und Werkzeuge eingesetzt. Die Gesamtheit dieser Methoden, Techniken und Werkzeuge und ihre Anwendung zur unternehmensweiten Planung, Analyse, zum Entwurf und zur Umsetzung von Informationssystemen ist Information Engineering.
Ziel des Ubiquitous Information Management ist es, eine geeignete Informationsinfrastruktur aufzubauen und so zu managen und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung jeglicher Informationsfunktion der unterschiedlichen technischen und betriebswirtschaftlichen IT-Lösungen, an jedem Ort zu jeder Zeit, mit unterschiedlichen Zugangsmedien zu ermöglichen und ein optimaler Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Diese Definition erweitert damit die Definition nach Heinrich um eine flächendeckende und allgegenwärtige Facette.
Informationsressourcenmanagement befasst sich mit der Nutzung, Planung und Steuerung von externen und internen Informationsressourcen innerhalb eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Information wird als Produktionsfaktor verstanden. Das Management hat hier die Aufgabe, die Verfügbarkeit der Produktionsfaktoren sicherzustellen und geeignete Betriebsmittel zur Deckung der Nachfrage nach Information bereitzustellen. Dazu gehört auch die Schaffung und Pflege der inner- und außerbetrieblichen Einrichtungen zur Informationsversorgung.
Der Betrachtungspunkt liegt hier auf dem Umgang mit Information am (persönlichen) Arbeitsplatz (engl.: Information Handling). Das Management unterstützt die individuelle Informationsverarbeitung durch Wahrnehmen operativer und administrativer Aufgaben.
Bei diesem Ansatz wird die Unternehmensorganisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Das Management umfasst die Integration der Funktionsbereiche in die Informationsverarbeitung.
Das Management handelt leitungsorientiert in Bezug auf Information und Kommunikation im Unternehmen. Umfasst werden dabei alle Führungsaufgaben, die sich mit Information und Kommunikation im Unternehmen und im Unternehmensumfeld befassen. Dieser IM-Ansatz kann mit der Forderung umschrieben werden, dass jede Führungskraft bei allen Entscheidungen in Betracht ziehen soll, ob die Unternehmensziele durch Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien besser erreicht werden können als ohne ihn. Wenn ja, muss der Technologieeinsatz durch Managemententscheidungen herbeigeführt und gefördert werden.
Dieser Ansatz wird vertreten von Lutz J. Heinrich.
Bei diesem insbesondere für Handelsunternehmen relevanten Ansatz werden alle Managemententscheidungen über die Informationsbeschaffung von den Partnern und über die Informationsabgabe an die Partner auf den vier Märkten eines Handelsunternehmens – Absatz-, Beschaffungs-, Konkurrenzmarkt und interner Markt – unter psychostrategischen und -taktischen Gesichtspunkten überprüft. Psychologiebasiertes Informationsmanagement steht im Zentrum der modernen Handelspsychologie.
Aufgabe des Managements ist es, das informationswirtschaftliche Gleichgewicht im Unternehmen oder der Organisation sicherzustellen. Information wird als Produktionsfaktor verstanden, kann also hergestellt werden. Der Aufgabenbereich umfasst:
Die oben genannten Aufgaben sind eine grobe Beschreibung der Analyseaufgaben, strategischen Aufgaben, Realisierungsaufgaben und operativen Aufgaben des Informationsmanagements.
Das Management von Informationssystemen befasst sich mit dem Einsatz von Informationstechnik zur Erfüllung und Unterstützung der betrieblichen Informationsaufgaben (siehe Abschnitt ´Management von Information´). Die Definition des Informationssystems ist wissenschaftlich noch umstritten, im Allgemeinen fasst man hier jedoch das (Anwendungssystem)+(Mensch)=(Informationssystem) zusammen. Als Anwendungssystem wird (Hardwaresystem)+(Softwaresystem)=(Anwendungssystem) verstanden Der Aufgabenbereich umfasst:
Zum strategischen Management von Informationssystemen in einem Unternehmen bedient man sich Enterprise Architecture Frameworks (EAF). Ziel ist es, den unternehmerischen Leistungsprozess mit Hilfe des Informationssystems zu erfüllen. So stützen sich bspw. die Prozesse auf der fachlichen Ebene auf Ressourcen der physischen Ebene. EAF verhelfen dem Informationsmanager die Komplexität der Unternehmensarchitektur zu erfassen (bspw. durch Strukturierung nach einem Architektur-Referenzmodell:18) sowie Integrationen, Interoperabilität usw. zu gewährleisten (bspw. durch die Anführung eines Vorgehensmodells:19).
Es gibt über fünfzig EAF, die mit ihren Konzepten auch spezielle Unternehmensausprägungen und damit spezielle Informationssystemstrukturen berücksichtigen (Virtual Enterprises, Extended Enterprises usw.):14.
Die strategischen Aufgaben des Informationsmanagements umfassen nach Lutz J. Heinrich:
Die strategische Ebene der Aufgaben des Informationsmanagements sind in der Sichtweise von Information als strategischer Erfolgsfaktor begründet. Die strategische Ebene schafft die Voraussetzungen für die Gestaltung und Nutzung der Informationsinfrastruktur auf administrativer Ebene. Es wird folglich die Architektur der Informationsinfrastruktur festgelegt.
Die Situationsanalyse geht der Zielplanung voraus und umfasst die Bestimmung der Rollen der Informationsfunktion sowie die Ermittlung der inner- und außerbetrieblichen Bedingungen für die Umsetzung des Leistungspotenzials der Informationsfunktion. Man kann vier strategische Rollen für Informationsfunktionen unterscheiden:
Die Strategische Situationsanalyse lässt sich in weitere Teilbereiche unterteilen, zum Beispiel in
Die einzelnen Prozesse der Analysen verlaufen analog. Zuerst werden die Faktoren bestimmt, die die Materie charakterisieren, dann wird der Ist-Zustand erhoben und dem Soll-Zustand gegenübergestellt, nachdem dieser definiert wurde.
Die Strategische Zielplanung ist Voraussetzung für die Strategie-Entwicklung und die strategische Maßnahmenplanung. Ihr geht die Situationsanalyse voraus. Ziel der strategischen Zielplanung ist die Festlegung der Sach- und Formalziele im Unternehmen (strategische Ziele). Dies kann reagierend, agierend oder interagierend erfolgen. Folgende Punkte sind zu definieren:
Sind die obigen Punkte definiert, geht man in die Strategie-Entwicklung über.
Die Strategieentwicklung legt die Art und Weise (Strategie) fest, nach der die strategischen Maßnahmen ergriffen werden sollen. Sie ist daher die Voraussetzung für die strategische Maßnahmenplanung. In die Entwicklung einbezogen werden die Komponenten und Eigenschaften der Informationsinfrastruktur sowie die Formalziele des Unternehmens. Ergebnis der Entwicklung sollte eine konsistente Strategie sein, die die Kultur und die Eigenschaften des Unternehmens einbezieht. Man klassifiziert Strategien
je nach ihrer Ausprägung.
Aufgabe der strategischen IT-Planung ist es, den strategischen IT-Plan für die unternehmensweite, langfristige und die Wettbewerbsposition positiv beeinflussende Gestaltung der Informationsinfrastruktur zu erarbeiten. Dabei wird vom Ergebnis der strategischen Situationsanalyse und dem der strategischen Zielplanung unter Berücksichtigung der IT-Strategie ausgegangen. Die Maßnahmen zur Erreichung der strategischen IT-Ziele im Rahmen der IT-Strategie, also die strategischen Maßnahmen zur Gestaltung der Informationsinfrastruktur, werden entwickelt und die dafür erforderlichen Budgets geplant. Mit der strategischen Maßnahmenplanung wird der Aktionsspielraum (das Erfolgspotenzial) für die planbaren Erfolgsrealisierungen auf der administrativen und der operativen Ebene des Informationsmanagements geschaffen.
Administrative Aufgaben sind dadurch gekennzeichnet, dass sie sich mit einzelnen, aber wesentlichen Komponenten der Informationsinfrastruktur (z. B. Projekte, Personal, Datensystem) oder mit einzelnen, aber wesentlichen Eigenschaften der Informationsinfrastruktur (z. B. Schutz und Sicherheit) beschäftigen.
Zu den administrativen Aufgaben zählen:
Neben den strategischen Aufgaben und administrative Aufgaben umfasst das Informationsmanagement weitere Aufgaben, die häufig als operative Aufgaben sowie teilweise als Analyseaufgaben oder Realisierungsaufgaben klassifiziert werden.
Zu den operativen Aufgaben zählen: